Es gibt Menschen, die sich sehr schwer damit tun, anderen Aufgaben zu übertragen und dann gibt es die Spezies, die am liebsten jede Kleinigkeit in den Verantwortungsbereich eines Mitarbeiters legen würden. Irgendwo dazwischen liegt das Geheimnis des richtigen Delegierens. „Delegieren“ bedeutet zum Beispiel, dass man einem anderen bestimmte Aufgaben überträgt. Damit gibt man Arbeit und auch Verantwortung ab, man selbst spart Zeit und hat den Kopf frei für andere Dinge.
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Muss man alles selbst erledigen?
Mal Hand auf´s Herz: Sind Sie auch der Typ, der sicher ist, dass man alles nur selbst richtig und gut machen kann? Dann sollten Sie sich von dieser Einstellung verabschieden. Sicher gibt es Aufgaben, die Sie aufgrund von Erfahrungen und bestimmten Kenntnissen besser erledigen können als andere. Aber es gibt eben auch viele Tätgikeiten, die andere genauso gut oder vielleicht sogar noch ein wenig besser können.
Richtiges Delegieren
Man muss das, was man delegieren möchte, so lange und so oft erklären, bis die betreffende Person die Aufgabe verstanden und verinnerlicht hat. Sicher – das bedeutet zuerst einmal einen zusätzlichen Arbeitsaufwand, aber es zahlt sich langfristig aus. Bitte nicht vergessen: Jeder kann seine Aufgaben nur so gut erledigen, wie sie ihm erklärt worden sind! Was gehört dazu?
- Die Aufgaben müssen konkret sein
- Arbeitsaufträge müssen klar formuliert werden
- der Betreffende soll die Übernahme der Aufgabe als lohnend und nicht als Strafe auffassen
- die Erledigung der Aufgaben soll machbar und nachvollziehbar sein.
Welche Aufgaben kann man delegieren?
Das hängt natürlich von dem Berufsfeld ab, in dem Sie arbeiten. Natürlich werden Sie als Führungskraft Aufgaben weitergeben, deren Erledigung Sie entlastet und für die die Verantwortung in die Hände einzelner Mitarbeiter gegeben werden kann. Die Entscheidungsbefugnis bleibt aber meist bei Ihnen.
Man kann nicht jede Aufgabe an jeden Mitarbeiter oder Kollegen geben, einfach aus Gründen, die in der Person jedes Einzelnen liegen.
Was muss man als Delegierender berücksichtigen?
Es können – gerade anfangs – Fehler passieren. Das ist menschlich und zuerst einmal sollte man sich in solchen Fällen selbst hinterfragen und überlegen, ob man alles richtig erklärt hat.
Vielleicht hat man aber einfach auch die falsche Person mit der Erledigung einer Aufgabe betraut und muss umdenken.
Um eine Aufgabe erfolgreich abzugeben, muss man wissen, wie der Mitarbeiter tickt. Arbeitet er gern selbständig und ist verantwortungsbewusst oder ist es jemand, den man vielleicht längere Zeit auf seinem Weg begleiten muss? Nicht jeder Mensch benötigt das gleiche Maß an Motivation und Anerkennung, beides darf aber in keinem Fall völlig auf der Strecke bleiben. Achtung und Achtsamkeit mit sich selbst und anderen zu bewahren, ist wichtig!