Waren Sie heute schon an Ihrem Briefkasten? An Ihrem realen Briefkasten, wo man einen Schlüssel in ein Schloss stecken muss und den Inhalt in die Hand nimmt? Und – was haben Sie mit dem darin enthaltenen Sammelsurium aus Werbung und „richtiger“ Post gemacht? Wahrscheinlich erst einmal alles gelesen, Unwichtiges entsorgt und alles andere sortiert und bestenfalls erledigt.

Waren Sie heute schon an Ihrem elektronischen Postfach? Was haben Sie mit den zahlreichen Mails darin getan?
Wahrscheinlich jede einmal angeklickt, kurz angelesen und im Posteingang belassen. Einige wenige Sachen haben Sie sicher sofort gelöscht, vieles wollen Sie sich „in Ruhe“ ansehen und durchlesen. Und so geht es Tag für Tag.

In Ihrem E-Mail-Briefkasten sammeln sich unzählige Mails. Post, die Sie real wahrscheinlich nie aufheben würden oder die in Papierform schon in einem Ordner gelandet wären. Oder haben Sie vielleicht 548 Briefe, die Sie eigentlich als nicht wichtig eingestuft haben, in einer Schublade liegen?

Was meinen Sie, wieviel E-Mails ich als Personalchefin bekomme? Privat und beruflich muss ich viel Zeit darauf verwenden, die Spreu vom Weizen zu trennen und mich immer wieder neu zu entscheiden, was wichtig ist und was nicht. Benötige ich zum Beispiel den Newsletter von einem unserem Lieferanten? Warum wollen einige Absender eine Lesebestätigung? Worauf muss ich gleich antworten und was kann ich ganz und gar auf sich beruhen lassen? Muss ich wirklich alles fallen lassen, wenn ich den Signalton für den Eingang einer Mail höre?

Es gibt Studien, nach denen Topmanager in den USA bis zu 30.000 E-Mails im Jahr erhalten. Können Sie sich vorstellen, dass man anderen Studien zufolge  in der Woche bis zu 30 Stunden nur mit dem Checken der privaten und beruflichen Mails verbringt? Etwa die gleiche Zeit kann man für das Lesen, bearbeiten und beantworten rechnen. Sogar in Meetings werden über mobile Geräte E-Mails empfangen und gesendet. Das klingt nicht nur anstrengend, das ist Stress pur!

Ich habe beschlossen, mich besser zu organisieren und mich nicht länger von Mails & Co. nerven zu lassen. Mein Plan: E-Mails werden nicht mehr nur angeklickt und wieder in die Versenkung gelegt, sondern entweder gleich gelöscht, bearbeitet oder sie landen in einem entsprechenden Ordner. Die Ordner werden im festen Turnus je nach Priorität gesichtet und abgearbeitet.
Ein E-Mail-Check auf der Arbeit wird von mir nur noch dreimal täglich vorgenommen, die akustische und optische Benachrichtigungsfunktion für eingehende Mails wird ausgeschaltet. Lesebestätigungen wird es von mir künftig nicht mehr geben.

Damit wenigstens betriebsintern alle Bescheid wissen, schicke ich jedem Kollegen vor der Mittagspause eine E-Mail mit dem Inhalt, dass ich meine Mails nur noch werktags gegen 8 Uhr, 12 Uhr und 15 Uhr checken werde und den Erhalt auch nicht mehr bestätige.
Als ich gerade tiefenentspannt mein  Mittagessen zu mir nehme und mich über die angenehme Ruhe freue, wird meine Bürotür aufgerissen. Mein Chef steht aufgebracht in der Tür und will wissen, was denn bei mir los ist. Hat er mir doch vor 20 Minuten eine E-Mail geschickt und wartet seit dem auf meine Antwort. Oder wenigstens auf eine Lesebestätigung. Ich will wissen, ob er denn MEINE Mail nicht gelesen hat. Hat er nicht. Er begründet das damit, dass er schließlich nicht den ganzen Tag mit den ewig ankommenden Nachrichten verbringen kann.

Jetzt arbeiten wir an einer gemeinsamen Lösung!
Ihre Heidi Initiativia

Kennen Sie den bangen Blick auf Ihre E-Mails, wenn Sie sich um eine neue Arbeitsstelle beworben haben? Bei der Initiativbewerbung mit IPSER erhalten Sie nur die positiven Rückmeldungen!